Correo Electrónico y los Negocios

Si todavía no está utilizando esta herramienta en forma profusa, está perdiendo una excelente oportunidad para estar en contacto con sus clientes y proveedores y establecer una ventaja competitiva.

Recientemente la Internet en su formato gráfico (la que se conoce como la Web) cumplió 10 años y a pesar de toda la labor que se ha efectuado entre empresas proveedoras de servicios, proveedores de programas, y simples entusiastas por el medio, la Web no ha podido reemplazar ni tiene el poder que tiene, todavía, el correo electrónico.

No desconocemos el impacto que las técnicas que se utilizan para elaborar páginas web ha tenido sobre la estructura del correo en cuanto a su apariencia y versatilidad, sin embargo su gran poder todavía se concentra en su forma de llegar, la aceptación por parte de los receptores, la posibilidad de llegar mucho más allá de donde llega la Web, y en su facilidad de elaboración, envío, recepción y manejo.

La utilización como medio informal de comunicación se viene haciendo hace casi 30 años con el nacimiento del Arpanet, para asuntos muy específicos y comunicación entre los pocos que tenían acceso al mismo. Hoy se hace de manera abierta, y para todo tipo de asuntos, desde el envío de una foto de un recién nacido para comunicar el suceso a la familia, hasta una comunicación para aceptar pedidos entre empresas.

A pesar de todo este poder, todavía el uso del correo electrónico es muy poco utilizado en los negocios. El correo electrónico todavía se considera como un elemento "informal" de comunicación carente de peso, sin embargo avances en el tema de la certificación y las firmas digitales hacen que sea factible el intercambio de información sensible, a la velocidad de Internet, pero con las seguridades de los medios físicos.

También falta aplicar su utilización en buena parte del intercambio de información sobre las transacciones que tenemos con nuestros clientes y proveedores. Dado que la mayoría de estas transacciones se efectúan en forma automática, es muy sencillo agregar un mensaje de correo ya preestablecido y mantener a los socios de negocios al tanto del estado de la transacción misma. En términos generales, la tecnología para el envío y seguimiento de correo masivo, en forma personalizada y generada por las transacciones, existe. Un ejemplo de esto puede ser el envío a un cliente del número de la guía de despacho con la cual se está enviando su mercancía. El sistema de transporte asienta el número de la guía y la imprime para el transportista. En el mismo proceso puede enviar un mensaje de correo al cliente con la información pertinente, obtenida del mismo pedido y la guía de despacho. De la misma manera se puede hacer para confirmar el recibo de un pago electrónico y el envío de una orden de compra.

Lo difícil está en el mantenimiento de las direcciones de correo de nuestros socios de negocios y el manejo ético de las mismas. Es importante que toda empresa tenga una estrategia en pié para obtener las direcciones de correo y de paso informar que solo serán utilizadas para fines del negocio.

Si la información es de interés para la empresa, se garantiza su lectura, sin embargo la proliferación de mensajes de correo no solicitados conocidos como SPAM, hace más difícil llamar la atención al mensaje que usted está enviando. Por esta razón también se vuelve importante un buen diseño del mensaje, y en especial del asunto.

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